Переезд офиса без простоя: пошаговое руководство для компаний

Главная » Блог » Переезд офиса без простоя: пошаговое руководство для компаний

Переезд офиса - серьезное мероприятие для любого предприятия. Вам необходимо обеспечить сохранность мебели, оборудования, документов и техники, чтобы свести к минимуму время простоя и избежать повреждений. Ниже вы найдете практичный, оптимизированный план переезда офиса - от подготовки до установки на новом месте.

Почему необходимо тщательно спланировать офисный переезд

Плохая логистика приводит к потере времени, ущербу и простоям. Перемещение с планом делает это возможным:

минимизировать простои в работе отдела и поддерживать непрерывность работы,
обеспечивать безопасность ИТ-оборудования и архивов,
контролировать бюджет, сроки и стоимость укладки плитки,
четко распределяйте ответственность на каждом этапе переезда.

Этапы организации офисного переезда

1. подготовительный этап

Установите окно даты и времени - Выберите дату в нерабочее время (вечер, ночь или выходные), чтобы сократить время простоя.
Подготовьте инвентаризацию - инвентаризация мебели, ИТ-оборудования, серверов, архивных ресурсов и ценностей.
Назначьте координатора - лицо, ответственное за взаимодействие с компанией по вывозу мусора и за связь между отделами.

2. упаковка и маркировка

Правильная упаковка снижает риск повреждения и ускоряет разгрузку.

Используйте прочные картонные коробки, стрейч-пленку, пузырчатую пленку и прочную монтажную ленту.
Используйте амортизирующие материалы и защиту от влаги для электронного оборудования.
Маркируйте коробки по отделам и должностям, присваивайте номера и ведите централизованную инвентаризацию.
Упакуйте документы и носители отдельно и, если необходимо, держите их под замком.

3. выбор транспортной компании

Профессиональный подрядчик - это гарантия безопасного и своевременного офисного переезда. При выборе проверьте:

Опыт офисных переездов и рекомендации от компаний,
наличие такелажного оборудования для тяжелых грузов (сейфы, серверы),
страхование ответственности и четкий объем работ в договоре,
возможен вывоз „под ключ” (упаковка, транспортировка, сборка).

4. Погрузка и транспортировка

В день переезда производится демонтаж, закрепление вещей и быстрая транспортировка.

Для тяжелых предметов используется такелажное оборудование и соответствующие методы крепления.
Подъездные пути и места для парковки грузовых автомобилей устанавливаются и охраняются заранее.
При необходимости разделите перевозку электронного оборудования и мебели по машинам.

5. сборка и установка на новом месте

После разгрузки мебель собирается в соответствии с планом, оборудование устанавливается и тестируется, а архив раскладывается в соответствии с нумерацией коробок.

Проверьте правильность работы компьютеров, серверов и офисного оборудования.
Распределите обязанности по рабочим местам и отметьте все недочеты.

Практические советы по облегчению офисного переезда

Планируйте переезд в нерабочее время, чтобы свести к минимуму потери производительности.
Уведомлять сотрудников, ключевых клиентов и заказчиков об изменении адреса и сроках.
Внимательно изучите договор с подрядчиком: сроки выполнения, объем работ, страховку, прейскурант на укладку плитки.
Доверьте упаковку оборудования специалистам - это снизит риск повреждения и сэкономит время.
Перед транспортировкой создайте резервные копии всех важных данных.

Чек-лист перед днем переезда

дата и время вывоза подтверждены;
полная инвентаризация и план размещения;
назначенный внутренний координатор;
подписали договор с компанией по вывозу и оплатили страховку;
упаковка и маркировка;
Проверенные подъезды и стоянки для грузовиков.

Доверьте свой офисный переезд профессионалам

Переезд офиса требует детального планирования и координации. Хорошая подготовка, опытный подрядчик и адекватная страховка минимизируют риски и сокращают период восстановления. Если вам нужен офисный переезд "под ключ", мы предлагаем комплексные услуги: упаковка, такелаж, транспортировка, монтаж и ввод в эксплуатацию оборудования.

Услуги: Офисные переезды "под ключ" - быстро, безопасно и без лишних хлопот. Свяжитесь с нами чтобы получить бесплатное предложение и план действий.